Eigenlijk weten we het allemaal wel. Naast dat een werkplek functioneel moet zijn, moet het ook goed zitten. Het aannemen van een goede en ergonomische zithouding begint bij het juist instellen van je werkplek. Immers: de manier waarop je traditionele bureaustoel (met een rugleuning, zitting en armleggers), je bureau en je randhulpmiddelen zijn ingesteld, heeft direct invloed op de manier waarop je zit, werkt en kijkt. Maar waar te beginnen? Ik neem je graag mee in het fysieke ergonomische verhaal.

Werkplekanalyse

Als ik naar een (ergonomische) werkplek kijk, zijn er vast items die ik check. Dat zijn de stoelinstellingen, bureauhoogte, beeldschermhoogte, gebruik toetsenbord/muis en jouw werkwijze. Ik ga dan ook in overleg met de persoon van wie de werkplek is, zodat diegene gezond aan het werk kan. Daarmee voorkom je klachten aan de rug, nek, schouders, armen of handen. Aan het einde van dit gesprek, krijg je van mij ook een werkplekpaspoort. Hierin staan tips voor dynamische werken, het instellen van de plek en kun je jouw eigen gegevens noteren.

Wat nu als er uit komt dat je qua instellingen niets meer kunt aanpassen aan de opstelling? Dan gaan we kijken naar wat je nodig hebt en verzamelen we daarin alle gegevens. Van een andere muis, beeldschermarmen of een bureau. Is het nu niet mogelijk om een nieuw bureau aan te schaffen? Dat snap ik heel goed. Denk daarin wel vooruit. De levertijden op producten zijn op dit moment langer dan we gewend zijn. Wellicht heb je nu niet de mogelijkheid tot aanschaffen en volgend jaar wel. Mijn tip is om hem wel nu alvast te bestellen, dan heb je hem in ieder geval in het aankomende jaar binnen.

#bijnaperfect

In de tussentijd ga ik voor je na wat je kunt doen om het bijna perfect te maken. Door bijvoorbeeld de stoel hoger te zetten en een voetensteun aan te bieden. Een beeldschermarm is ideaal, zodat hij echt perfect op hoogte kan worden gesteld. Maar een tussenoplossing als een beeldschermverhoger er onder om het scherm hoger te krijgen is ook prima. Dan bel ik een collega van de binnendienst en regelen we het.

Waar het voornamelijk om gaat is dat we kijken naar wat werkt per medewerker, niet per organisatie. Voor iedere collega dezelfde stoel bestellen kan, mits het uiteraard een goed aanpasbare stoel is. Hetzelfde geldt voor bureau, je werkt het slimst met hoog/laag variant; zodat ze voor een ieder exact de juiste hoogte zijn. Dat scheelt ook weer wisselen van bureaus onderling. Mocht het tijdens mijn ergonomische gesprekken met jouw collega’s opvallen dat de een klacht over een te hoog bureau en de andere over een te lage, dan neem ik dat natuurlijk in eerste instantie mee. Die twee omdraaien kan al een hele hoop schelen.

Ondersteunen is beter dan genezen

Naast dat ik zelf meerdere jaren ervaringen heb met het instellen van kantoormeubelen, heb ik ook de hulp ingeroepen van ergotherapeute Simone Eppink. Zij werkt al ruim zes jaar in het vak en heeft als advies om zoveel mogelijk van het lichaam te ondersteunen.

“Met een goede ondersteuning zorg je dat je jouw eigen lichaamsgewicht niet meer hoeft te dragen en de spieren in je lijf zich kunnen ontspannen. Een paar eenvoudige aanpassingen zorgen al snel voor de juiste houding. Begin bij de voeten, het liefst staan die plat op de grond. Zorg ervoor dat jouw gehele bovenbenen op de zitting rusten en dat je rug voor het grootste gedeelte contact blijft maken met de rugleuning. Vergeet ook de armen niet: polsen en ellebogen liggen op het bureau en de armleggers. Zo voorkom je dat je energie kwijt bent in het positioneren van deze gewrichten. Let er ook op dat je schouders niet tussen de oren komen te zitten. Die dienen ten alle tijden ontspannen te zijn.

Laat attributen voor jou werken, met de juiste instellingen zorg je het best voor je eigen lichaam. Blijf hierin ook ‘voelen’, het moet ook voor jou prettig werken. Luister naast de adviezen ook naar jouw eigen lichaam. Twijfel je? Vraag dan een adviseur om hulp.”
De bureaustoel wordt aangepast naar de juiste ergonomische instellingen van de gebruiker

Aan de slag

Ik hoop je met bovenstaande tips en advies op weg te hebben geholpen naar een betere en ergonomisch verantwoorde werkplek. En wil je dat ik met je meekijk, dan hoor ik het graag!

Blog door: Sylvia Goosen | Adviseur Kantoorinrichting

In mijn ogen is projectinrichting het verlengstuk van jouw merk. Het is de fysieke beleving van waar je voor staat als bedrijf. Het visitekaartje voor klanten, leveranciers én je medewerkers. Jouw bedrijfsfilosofie moet terugkomen.

Maar projectinrichting, wat is dat? Simpel gezegd, het is kantoorinrichting waarbij we verder kijken dan de meubels en het complete plaatje bekijken. Dus naast de meubels, tafels en stoelen nemen we ook de wanden, de vloeren en het plafond mee. Wanneer je ons inschakelt voor projectinrichting, dan pakken we van a tot z aan. Adviseren we over het ontwerp plus de producten en regelen, plannen, leveren en plaatsen we alles. Of het nu gaat om nieuwbouw, renovatie of een in-huis-verhuizing, dat maakt niet uit. Je hebt spreekwoordelijk gesproken maar één poppetje die je hoeft aan te spreken; dat scheelt een hoop in jouw planning.

Hoe gaat projectinrichting dan in zijn werk?

Ik zie bij projectinrichting een aantal fases voor me. De eerste fase is inventariseren. Laat je niet afschrikken, want dit is het gedeelte dat je veel vragen van mij kunt verwachten. Door veel te vragen, kunnen we aan de voorkant al zo veel mogelijk tackelen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende vragen:

  • Wat vind je belangrijk?
  • Wat is het doel van het (her)inrichten van jullie kantoor?
  • Wat werkt nu wel en wat werkt niet?
  • Wat is de cultuur/business waarin je werkt?
  • Welke kleuren heb je in gedachten?
  • Wat zijn jouw huisstijlkleuren?
  • Wil je jouw huisstijlkleuren gebruiken?
  • Zo ja: wil je ze als hoofdkleur laten terugkomen?
  • Zo nee/Misschien: wil je ze in details laten terugkomen?
  • Welke materialen hebben jouw voorkeur?
  • Welke sfeer/uitstraling past bij jouw bedrijf?
  • Welke budgetten heb je beschikbaar?
  • Hoeveel medewerkers heb je?
  • Hoeveel werkplekken heb je nodig?
  • Hoeveel vergaderruimtes wil je?

 

De tweede fase gaat over het ontwerp. Hierin gaat onze studio jouw antwoorden, wensen en behoeftes omzetten naar een realistisch 3D-beeld. Ze tekenen dit al in, in jouw eigen ruimtes. Dit geeft een levensechte weergave, zodat je een idee hebt hoe het er uit komt te zien. Voor ons is ontwerpen een dynamisch proces. We schakelen met elkaar, wijzigen en passen aan, totdat iedereen tevreden is en we een passend ontwerp hebben. Vragen die hierin aanbod komen zijn onder andere:

Verwacht je in de komende jaren te groeien of te krimpen?
Door mee te geven wat jouw verwachtingen hierin zijn, kunnen we dat verwerken in het ontwerp. Op- en afschalen is later dan veel gemakkelijker, doordat vanaf het nulpunt als is nagedacht over de verschillende opties en mogelijkheden.
Welke producten kun én wil je hergebruiken?
Scheelt voor het milieu en jouw portemonnee. Denk hierbij wel na over de leeftijd van bepaalde producten, soms is het verstandig om toch nu al te vervangen.
TIP: Gaan er meubels weg die niet meer geschikt zijn voor kantoorgebruik, maar nog wel een ronde mee kunnen? Vraag eens of wij het kunnen herplaatsen of collega’s de items thuis kunnen gebruiken of doneer het aan het goede doel.
Hoe gebruik je openbare ruimtes, zoals de hal en kantine?
Moet het knus en gezellig zijn, wil je meerdere ‘hokjes’ voor rust of moet er een spelelement verwerkt worden? Dit heeft allemaal invloed op de ruimte.
Hoe gebruik je vergaderruimtes?
Wil je dat mensen zitten of kunnen ze alleen staand vergaderen?
Hoe is de verdeling tussen flex- en vaste werkplekken?
Hebben we maatwerk nodig?
Denk hierbij aan meubels, vloeren en wanden.

Zijn al deze vragen verwerkt? Dan gaan we zitten om het ontwerp definitief te maken bij ons in het Experience Center. In ons Experience center hebben we verschillende stalen, materialen en voorbeelden, waardoor je gevoel gaat krijgen bij de sfeer in de ontwerpen en de projectinrichting echt voor je gaat zien. Wanneer we allemaal tevreden zijn, gaan we over naar het volgende punt.

Van tekening naar realiteit

In de offertespecificatie fase duiken we dieper in op het ontwerp. Je krijgt van ons een overzicht met alle onderdelen die voorkomen in het ontwerp. Van de type stoelen, bureaus en vergadertafels tot de vloeren, de verf op de muur en de gordijnen. De sfeermakers (planten, lampen, schilderijen, etc.) en akoestiek nemen we hier uiteraard ook in mee. Dit vertalen we direct in een offerte, waardoor je weet over welke bedragen jouw ontwerp gaat. Ook hier schakelen we weer met je en lopen we het met je door.

In de fase van het uitvoeren nemen wij de touwtjes verder in handen. Wanneer wij van jou weten wanneer we toegang hebben tot jouw gebouw, zorgen we voor een strakke planning. Hoe eerder we van jou(w aannemer) weten wat de planning is, hoe beter we onze planning er op aan kunnen sluiten. Hierbij onderscheiden we twee kanten: verbouwingswerkzaamheden en inhuizen met montage. Onder de werkzaamheden verstaan wij bijvoorbeeld het leggen van de vloer en het schilderen van de muren, dit moet uiteraard eerst voordat we spullen kunnen verhuizen. Met het tweede aspect bedoelen we het inhuizen, het plaatsen en in elkaar zetten van de meubels en de finishing touch van de inrichting.

En dan is het eindelijk zover. Jouw gebouw heeft een metamorfose ondergaan en ziet er weer tot in de puntjes verzorgd. Deze laatste stap is dan ook de fase van het afronden. We gaan na of alles is zoals we besproken hebben of je compleet bent en of er nog wensen voor de toekomst zijn. En last but not least: we geven nog een werkplekadvies. Onze kantoorinrichting specialisten komen langs om per persoon een werkplekadvies te geven over het zittend en staand werken, hoe de meubels en stoelen ingesteld kunnen worden en delen daarbij het werkplekpaspoort uit.

Mijn advies voor jou

Aansluitend op het proces zoals wij het hanteren, wil ik je graag alvast een paar tips meegeven. Denk voordat je start na over de akoestiek in jouw gebouw. Hoe prachtig strakke wanden en een gladde pvc-vloer ook is, het maakt van jouw ruimte een klankkast. Denk daarom vanaf het begin al na over de invulling van de ruimtes en combineer verschillende materialen. Een tapijtvloer, gordijnen of akoestische panelen kunnen hier al veel in oplossen. Aan de voorkant hierover stil staan, is vaak gemakkelijker dan achteraf toevoegen.

Ook wil ik je uitdagen om het vlekkenplan van nu, los te laten. Wat nu een werkplek is, kan misschien wel een mooi klein vergaderkamertjes worden. Wil je de kantine wel op de plek houden waar hij nu zit? Het is niet altijd even praktisch om kantine te verplaatsen, dat begrijp ik. Maar waar het vooral om gaat is om te kijken naar de ruimtes die je hebt en hoe je dit het meest optimaal kunt benutten.

En als laatst wil ik je vragen om na te denken over ergonomisch werken. Beweging stimuleren is echt supergoed en dat moet je zeker blijven doen. Schaf je een zit/sta-bureau aan? Let dan op dat je ook een passende stoel nodig hebt. Want als we zitten, moeten we goed zitten. We hebben maar één lijf en daar dienen we zuinig op te zijn.

Hoe kan ik jou daarin helpen? Ik ga graag met je in gesprek over projectinrichting. Om samen van jouw merk een fysieke beleving neer te zetten, medewerkers goed (zittend) aan het werk te hebben en het beste uit jouw bedrijf te halen.

Blog door: Erik van Wendel | Directie

Al 35 jaar zit ik in de kantoorvakhandel en het blijft een prachtig vak. Zo zie je steeds weer nieuwe dingen opkomen, maar de ‘ouderwetse’ zaken geven nog lang niet op. Maar ondanks dat ik bijna geen liaspen meer verkoop, betekent dat niet dat ik ze niet meer op voorraad heb. Integendeel. Als specialist in kantoorartikelen vind ik het belangrijk dat we een compleet assortiment hebben.

Dat begint bij de zaken die je altijd al tegenkwam. Vroeger, dan kwam in augustus al de ordnerleverancier bij me langs. Dan nam hij op hoeveel ordners ik wou voor het nieuwe jaar en dat moest ik gelijk bestellen, zodat onze klanten niet zouden misgrijpen. Tegenwoordig loopt dit niet meer zo’n vaart. De meeste mensen digitaliseren met bijvoorbeeld de FM Module, maar een beetje papierwerk dat opgeborgen moet worden, dat heeft iedereen wel.

Voorraad en tips in de winkel

En wat voor ordner je ook hebt, wij hebben de juiste type tabbladen. We hebben bijna 12 meter aan verschillende soorten liggen. Waarom hoor ik je denken? Omdat iedereen een eigen manier van opbergen heeft. De een zweert bij kartonnen beschrijfbare tabs, de andere wil ze plastic en in verschillende kleurtjes. Weer een ander moet ze in een vier-rings-map en de andere in een 23-rings-map kwijt. De mogelijkheden in opbergen zijn enorm en je wilt altijd datgene aanschaffen dat het best bij jou past.

Mogelijkheden zijn er niet alleen in opbergen. Ook in het vernietigen van oude archieven wil iedereen wat anders. Nu zijn we door de AVG verplicht om een cross cut papiervernietiger te gebruiken in plaats van een strokensnijder, maar ook daar in is de keuze groot. De meeste willen dit graag zo goedkoop mogelijk, maar dat is niet voor iedereen de juiste oplossing. Mocht je een paar keer in de week een papiertje er door halen, dat is prima, dat kan ieder apparaat makkelijk aan.

Wil je vaker en langer achter elkaar snipperen, dan kom je vaak in een andere prijsklasse uit. Een klasse die dit wel aan kan. Het is maar net wat je wilt bereiken. Maar het allerbelangrijkste daarin is dat je niet gaat overdrijven. Alle snipperaars, zelfs de hele dure, zijn niet gemaakt om langdurig te pieken. Hele dagen door van 8 tot 5 papier er in blijven gooien, dat houdt zo’n apparaat niet vol. Vergelijk het maar met jezelf. Van Kampen naar Amsterdam in een keer lopen is superpittig en eigenlijk niet te doen. Doe je het met etappes en tussenposen, dan hou je het wel vol. Gun je papiervernietiger de tijd en de rust die het verdient. En af en toe even smeren met olie verlengt de levensduur.

Bij producten met een grotere uitgave, kun je zelf ook het best even de tijd nemen. Er is een reden dat het ene type voor € 50,- en het andere type voor € 250,- in de schappen ligt. Wanneer je naast papiervernietigers kijkt naar labelwriters, snijmachines, inbindmachines of perforators, dan heb je te maken met vele verschillende varianten. Niet alleen in verschillende uitingen of mogelijkheden, maar ook voor licht gebruik, matig gebruik en veel gebruik. Hoe wil jij het inzetten? Hoe ga jij het apparaat gebruiken? Een licht apparaat zwaar toepassen, kan dan uiteindelijk duurkoop zijn. En dat wil je echt voorkomen.

Passende oplossingen op locatie

We geven niet alleen bij ons in de winkel tips. Ook mijn collega Nico helpt onze klanten en dan voornamelijk op locatie. Naast het bezorgen van onze bureaus, stoelen en computers, beheert hij ook voorraad. Nico checkt om de week de kast met kantoor- en facilitaire artikelen bij een aantal van onze klanten. Hij neemt op wat er ontbreekt en vult alleen aan wat nodig. Zo hoeven onze klanten zich geen zorgen te maken over misgrijpen. En mist hij nog een artikel dat wel bij de voorraad hoort? Dan geeft hij dat als advies mee.

Dit advies uitbrengen, dat kunnen we soms ook van achter onze computers regelen. Wil jij niet iedere keer voor het wc-papier of de koffiebonnen een bestelling plaatsen? Wij zorgen dat het meteen mee gaat met iedere volgende bestelling of leveren het standaard in de eerste week van een nieuwe maand. Hoeveel wel leveren, dat kunnen we samen met je uitrekenen op basis van de bestelhistorie en het gebruik. Waar het mij omgaat is dat jij ontzorgt bent of je nu maandelijks 10 of 100 pennen nodig hebt. Uiteraard afgeleverd op de door jou gewenste locatie.

Artikelen op maat

Heb je specifiek voor jouw kantoor iets nodig? Of op zoek naar een ander product? Ik denk graag met je mee. Nee verkopen, dat doe ik niet graag. Ik kom veel liever met een oplossing. Zo was er een klant dat geen papier meer bij ons kon bestellen, omdat ze over moesten stappen op een papiersoort met een lagere CO2 uitstoot. Het bedrijf wilde namelijk hun voetprint naar beneden halen. Nou, dan doe ik mijn best om ze ook in hun nieuwe wens te voorzien! We hebben onderzoek gedaan naar het juiste papiersoort, dat we nu speciaal voor hen op voorraad hebben. En het grootste voordeel, ook onze andere klanten kunnen we met dat papier verder helpen. Het is namelijk niet eens duurder, maar helpt wel mee met het verduurzamen van je bedrijf.

Een ander groot voordeel dat ik regelmatig hoor is dat bedrijven het prettig vinden om ook hun facilitaire zaken bij ons aan te schaffen. Het is bij ons mogelijk om dat op rekening te doen en direct met je kantoorartikelen mee te sturen. Zo hoeft een collega geen geld meer mee naar de supermarkt om thee, cup-a-soup en schoonmaakmiddelen te halen. Meteen een tijd en kostenbesparing, zo simpel kan het soms zijn.

Eigenlijk kun je alles dat je in een kantoor ziet, bij mij in de winkel kopen. Van accupack tot agenda, kabels tot kantoormeubilair, van plant tot plakband, van schrijfblok tot screenprotector en van zeep tot zilveren pennen. Welk product kan jouw werkplek nog gebruiken? Ik help je graag verder! Bel 038 792 0 792 voor advies of vraag direct een inlog voor de webshop aan via welkom@vwcprojectinrichting.nl.

Blog door: Jos van Dalfsen | Adviseur